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Software Academias - Imprima todos los recibos o facturas de forma automática con su plantilla personalizada
Software Academias - Horarios Detallados: Al insertar un horario en un curso, el sistema le permitirá gestionar dicho horario, pudiendo modificar si un día existe algún cambio de hora, suprimir un día, insertar un nuevo día ... o incluso determinar, si hay algún cambio de profesor.
Software Academias - Envie por E-Mail información sobre Clases o Cursos. Podrá realizar un envío de emails masivo a todos los contactos interesados por algún curso ...
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FAQ: Software para la Gestión de Academias, centros de estudio / formación, escuelas ...

Preguntas Frecuentes

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- Pregunta:
En mi academia, los profesores cobran un porcentaje de las horas impartidas a cada alumno, por el importe que el alumno abona al centro. ¿Es posible aplicar esta configuración en el software?
- Respuesta:
Si que es posible aplicar dicha configuración. En la ficha del Profesor en el menú Profesores – Añadir Profesores. En la pestaña de Banco – Pagos. Se deberá marcar la casilla “Los pagos se emiten por las horas impartidas a los alumnos” y en su caso, marcar la casilla % por hora, e indicar un porcentaje. También se permitirá indicar una cantidad específica por el número de horas impartidas.

Posteriormente, al emitir los recibos, el sistema calculará el porcentaje por el número total de horas impartidas a cada alumno, y mostrará el importe total que deberá percibir el profesor.
 
- Pregunta:
En mi escuela de idiomas, en algunos casos cuando el curso ya ha sido comenzado, los alumnos que se apuntan posteriormente, se les cobra un importe inferior en la cuota de la matricula. ¿Es posible especificar un importe diferente en estos casos?
- Respuesta:
Al dar de alta un alumno en un curso, en la pantalla Alumnos -> Asignar Clases / Cursos. Al seleccionar el curso, el sistema mostrará en la pantalla el importe de la matricula, importe por mes e importe por hora, indicados en la ficha del curso. Si se modifica el importe de la matricula o el importe del mes, al almacenar los datos y posteriormente emitir un recibo o factura al alumno, aparecerá el importe que se haya estipulado.
 
- Pregunta:
En mi academia de repaso, algunos alumnos tienen contratadas un número de horas. ¿Es posible indicar en el sistema que un alumno ha contratado 10h. por mes?
- Respuesta:
Si que es posible aplicar la dicha configuración. Al dar de alta un alumno en un curso, en la pantalla Alumnos -> Asignar Clases / Cursos. Al seleccionar el alumno (si en la ficha del alumno está indicado que al alumno se le factura por horas) se podrá indicar el número de horas, y el importe por cada hora. (esta función también está combinada internamente el sistema, para facturar al profesor, en el caso de que al profesor se le facture por hora impartida a cada alumno)

Utilizando esta función, también puede especificar, los días que el alumno impartirá las clases. En el mismo panel donde se especifican las horas y el importe por hora. aparecerá una casilla de verificación "Horario personalizado" Si se pulsa sobre la casilla, al dar de alta el alumno en el curso, aparecerá una pantalla donde podrá determinar que días exactamente será los que el alumno impartira la clase.


También puede emitir un listado de los alumnos, con el horario personalizado. Accediendo a Menú Listados - Alumnos - Control de Alumnos (Horarios personalizados)
 
- Pregunta:
¿Cómo puedo saber el número de horas que ha impartido un profesor en un curso?
- Respuesta:
Accediendo a la pantalla: Menú Profesores – Horarios. Al seleccionar un profesor desde la lista desplegable, aparecerá un icono en la parte superior derecha de la ventana (el icono es una calculadora junto con un reloj) marcando dicho icono, el sistema le mostrará las horas impartidas del profesor, las faltas de asistencia, incluso los días festivos).

También podrá emitir un listado desde el menú Listados - Cursos - Horas Impartidas. Podrá mostrar las horas impartidas de un curso, o podrá generar un listado del profesor con todas las horas impartidas de todos los cursos en los que esté dado de alta.
 
- Pregunta:
¿Es posible emitir una factura a un profesor autónomo pudiendo aplicar una retención?
- Respuesta:
En el menú Facturas / Presupuestos. Deberá acceder a Emitir Facturas. Y podrá emitir una factura especificando un porcentaje de retención.
 
- Pregunta:
¿Puedo generar una remesa de recibos?
- Respuesta:
El sistema permite generar los recibos Norma 19. Generará el fichero listo para entregar a su entidad bancaria.
 
- Pregunta:
¿Puedo modificar los colores?
- Respuesta:
El sistema puede ser personalizado, pudiendo incluir su logotipo, y modificando los colores que posteriormente aparecerán en todos los listados, recibos, facturas, envío de emails ...
 
- Pregunta:
¿Es posible trabajar con el sistema en varios equipos?
- Respuesta:
El sistema permite trabajar en multipuesto compartiendo toda la información en los ordenadores que estén en la misma red local.
 
- Pregunta:
Me gustaría poder limitar el acceso a la información de algunas pantallas, ¿es posible?
- Respuesta:
Usted puede crear tantos usuarios como sea necesario. Desde el menú Opciones – Usuarios, podrá crear los usuarios y a su vez le permitirá limitar la información al sistema. Al crear usuarios, cuando se ejecute el programa, deberá escribir el usuario y el password, para poder acceder al mismo.
 
- Pregunta:
Los alumnos que se dan de alta en un curso, abonan el curso por horas lectivas. ¿Es posible que el sistema me calcule cuantas horas se impartirán en un curso en el momento de añadirlo?
- Respuesta:
Al almacenar un curso, automáticamente aparece la pantalla de Horarios, para poder determinar los días de la semana que se impartirá el curso, la duración del mismo, y desde que fecha y hasta que fecha se impartirá. En ese momento usted podrá pulsar sobre el icono que aparece a la izquierda de las fechas, (un reloj, con una calculadora) y el sistema le mostrará las horas totales que se impartirán del curso, en el horario que ha creado.
 
- Pregunta:
En mi academia, las faltas de asistencia no las informatizamos a diario, si no que, el profesor, las anota y cada mes las informatizamos. ¿Es posible imprimir un control de faltas de asistencia)
- Respuesta:
En el menú Listados – Profesores, encontrará la opción: Control de Faltas ... o también podrá acceder a dicha opción desde Menú Profesores - Clases / Cursos. El sistema imprimirá todos los alumnos dados de alta en un curso, y los días que se imparte dicho curso. También mostrará en rojo los días festivos.
 
- Pregunta:
Me gustaría saber si en el sistema es posible almacenar cuantas personas han conocido la academia a través de la publicidad que efectuamos en periódicos, revistas, etc …
- Respuesta:
En el menú Academia – Publicaciones. Podrá indicar los medios de publicación donde su negocio hace publicidad, y posteriormente podrá indicar los contactos generados a través de un medio. El sistema le indicará cuantos contactos han sido generados a través de los medios. Esta función está combinada con la pantalla Llamadas y la ficha de Alumnos. Al insertar una llamada en el sistema y seleccionar un medio, el sistema le preguntará si desea añadir un contacto a dicho medio.
 
- Pregunta:
En mi centro de idiomas, evaluamos a los alumnos por conceptos, por ejemplo: gramática, expresión oral, actitud y comportamiento, etc … ¿es posible almacenar esta información en el sistema?
- Respuesta:
Usted deberá utilizar la función que se encuentra en el menú Alumnos – Boletines de Notas (Avanzado). Dicha función le permitirá almacenar hasta 10 conceptos diferentes, y posteriormente podrá almacenar las evaluaciones a los alumnos. Desde la pantalla Opciones / Configuración General, podrá indicar que usted trabaja con el boletín de notas avanzado.
 
- Pregunta:
¿Cómo puedo imprimir de una sola vez todas las faltas de asistencia de los alumnos de un curso?
- Respuesta:
Desde la función que se encuentra en el menú Alumnos – Generar / Enviar Informes. Podrá o generar un documento listo para imprimir con todas las faltas de todos los alumnos de un curso (o de todos) y también le permitirá enviar dicha información por E-Mail. La función también le ofrece la posibilidad de generar / enviar los boletines de notas.
 
- Pregunta:
En la pantalla de cursos del sistema, me harían falta algunos campos extra. ¿Sería posible insertarlos?
- Respuesta:
En la pantalla de Opciones – Configuración General. Podrá indicar la configuración para crear hasta 6 nuevos campos en la ficha del curso.
 
- Pregunta:
En el centro de formación, impartimos cursos intensivos de mañana y tarde. ¿es posible añadir un horario, indicando otro rango de horas?
- Respuesta:
En la pantalla de Horarios que aparece al dar de alta un curso o accediendo al menú Academia – Horarios. Puede marcar la casilla “Añadir otro rango de horas”.
 
- Pregunta:
En algunos casos un profesor sustituye a otro profesor, un día o varios días a la semana. ¿Cómo podría indicar en el sistema que ha sido otro profesor el que ha impartido la clase?
- Respuesta:
En la pantalla de Horarios, cuando un horario ha sido creado, le aparece la opción 'Detallar Días' usted podrá modificar si un día hay algún cambio de profesor, o se impartirán menos horas, incluso si un día determinado no se imparte el curso. Esta función está combinada con los pagos, tanto en los recibos como en las facturas. Al almacenar el pago al profesor, el sistema calculará automáticamente las horas reales que un profesor ha impartido en un curso.
 
- Pregunta:
En muchas ocasiones, tenemos contactos interesados en algún curso que aún no ha empezado. ¿Se podría realizar un mailing a todos los contactos que se han interesados por algún curso?
- Respuesta:
Desde el menú Academia - Enviar E-Mails podrá realizar un envío masivo a todos los contactos que se hayan interesado por algún curso. La función permite, importar los contactos desde la tabla llamadas, alumnos, clientes ...
 
- Pregunta:
¿Cómo podría ver la ocupación de una aula?
- Respuesta:
En la pantalla Profesores - Calendario de Cursos. en la parte superior, aparecerá el menú "Mostrar Aula ..." seleccionado el menú, le aparecerán todas las aulas y podrá seleccionar que aula es la que desea mostrar. El sistema mostrará todos los días que el aula esté ocupada. Indicándole, las horas y el curso. También podrá imprimir el calendario, si así lo desea.
 
- Pregunta:
Normalmente entregamos a los profesores el horario de todos los cursos que va a impartir. ¿Cómo podría generarlo?
- Respuesta:
Desde el Menú Listado - Cursos - Horas Impartidas. Podrá seleccionar el profesor, y todos los cursos que imparte. El sistema le generará un documento con todos los días, listo para imprimir.
 
- Pregunta:
¿Podría llevar el control de caja desde el software?
- Respuesta:
Desde el menú Opciones - Configuración General. Se podrá activar el control de caja, para: Pagos de Alumnos, Profesores, Facturas, Ingresos, Gastos. Si activa esta función, al acceder a las diferentes pantallas, aparecerá un panel, que le dará la posibilidad de determinar, si el ingreso o gasto, se desea almacenar en la caja. Posteriormente, desde el menú Ganancias / Gastos, podrá acceder a la caja diaria, para poder ver el dinero que debería haber en el cajón. También tiene la opción de imprimir o exportar el fichero con la infromación.
 
- Al Descargar el software, por defecto, se instala un manual, que podrá encontrar en Inicio - Programas - Academias Computer - Manual Academias.
 
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